Assistenz der Geschäftsführung / Office Manager:in (m/w/d)
mit Organisationstalent, Herz und Verstand
Du suchst keine Konzernstrukturen, sondern ein kleines Team, in dem jede:r zählt – mit flachen Hierarchien, kurzen Wegen und echtem Miteinander? Du bist gerne der ruhende Pol im Hintergrund, der mitdenkt, organisiert, kommuniziert und den Überblick behält? Dann freuen wir uns sehr darauf, Dich kennenzulernen.
Das erwartet Dich bei uns
Bei uns arbeitest Du im Herzen einer Organisation, die Forschung, Innovation und Austausch zwischen Wirtschaft und Wissenschaft vorantreibt. Dabei bist Du die zentrale Anlaufstelle – intern wie extern – und sorgst dafür, dass unser Tagesgeschäft reibungslos läuft. Kein Tag ist wie der andere – aber Dein strukturierter Blick und Dein Organisationstalent sorgen dafür, dass alles seinen Platz hat.
Deine Aufgaben – vielseitig, verantwortungsvoll und sinnstiftend
- Du bist erste Ansprechperson am Telefon, bei Veranstaltungen und im Kontakt mit Mitgliedern, Partnern und Gästen – freundlich, verbindlich und professionell.
- Du übernimmst die Terminplanung, Koordination und Organisation von Meetings, Sitzungen und Veranstaltungen – von der Einladung bis zum Protokoll.
- Du verantwortest die Bearbeitung der täglichen Korrespondenz (Deutsch & Englisch) und unterstützt das Team bei Präsentationen, Recherchen und der Dokumentation.
- Du führst und pflegst unsere digitale und physische Ablage, verwaltest vertrauliche Unterlagen und übernimmst Aufgaben der Rechnungsbearbeitung.
- Du hältst das Büro am Laufen: Office Management, Materialbestellung, Abläufe im Blick behalten – all das machst Du mit Umsicht und Eigeninitiative.
- Du unterstützt die Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben – hands-on und lösungsorientiert.
Was Du mitbringen solltest – fachlich und menschlich
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Erfahrung im Assistenz- oder Office-Bereich, idealerweise in einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen, Verband oder einer NGO – bitte keine Konzernwelt.
- Eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise – Du denkst gerne voraus, statt nur abzuarbeiten.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Diskretion, Loyalität, Organisationstalent – und ein gutes Gespür für Menschen.
- Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Outlook, Word, Excel) und die Bereitschaft, Dich in digitale Tools einzuarbeiten.
- Spaß an einer Mischung aus Routine, Improvisation und Gestaltungsspielraum.
Was wir Dir bieten – mehr als nur ein Job
- Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit Raum für persönliche Entwicklung und eigenverantwortliches Arbeiten.
- Ein kleines, engagiertes Team, in dem jede:r zählt und Zusammenarbeit großgeschrieben wird.
- Flexible Arbeitszeiten und gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.
- Eine sorgfältige Einarbeitung, bei der Du nicht allein gelassen wirst.
- Ein zukunftsorientiertes Umfeld mit gesellschaftlich relevantem Auftrag.
Klingt nach dem richtigen Ort für Dich?
Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung!
Bitte sende Deine Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und ggf. frühestmöglicher Eintrittstermin) an:
Europäische Forschungsgesellschaft
für Blechverarbeitung e.V.
Lothringer Str. 1
30559 Hannover
Daniel Rosenbusch
bewerbung@efb.de
+49 511 97175-0
